Marijuana Legalization in Canada: Insights for Workplaces from Case Law Analysis

Abstract

The legalization of marijuana in Canada is expected to have a significant impact on workplaces, requiring the development or updating of company drug-related policies and procedures. To help employment relations stakeholders with this change, recommendations are made based on an analysis of 93 past arbitration/tribunal/court cases involving marijuana-related policy violations, drawn from the Labour Source database. Issues addressed include language and communication of the work rule, reasonableness of drug tests, standard of proof, duty to accommodate, and mitigating factors. Based on the study of those 93 court cases, some recommendations can be formulated. First, employers need to clearly state their drug-related policies, taking into consideration safety-sensitivity and any substance abuse culture. This may include prohibition of possession, use, and distribution of drugs at the workplace or working under the influence, and the need to report any medical drug use that requires accommodation. Drug tests should only be done when there is a bona fide occupational requirement or where safety is a concern, such as post-incident or when there is reasonable suspicion of drug impairment. Also, it is important to understand that positive drug test results can only show past drug use but not the level of impairment or whether the drug was used while on a work shift. Therefore, to support an offence violation and discipline, corroborating evidence from multiple witnesses and sources are often necessary.Supervisors should be trained to identify the characteristics related to marijuana and drug impairment and the procedures to follow when an incident occurs. Employers must be cognizant of the duty to accommodate medical marijuana users or recreational users who are addicted, under human rights protection for disability. Such accommodation may include work reassignment or a leave of absence. In deciding on a penalty, other than past performance and disciplinary records and personal extenuating circumstances, arbitrators may consider rehabilitation situations to assess the prognosis and viability of the employment relationship.Employers and unions are advised to stay abreast of latest developments in the laws, drug test technologies and medical research related to marijuana use. La légalisation de la marijuana au Canada devrait avoir un impact significatif dans les lieux de travail, ce qui nécessitera l’élaboration ou la mise à jour des politiques et des procédures des entreprises en matière de drogue. Afin d’aider les parties en charge des relations de travail à faire face à ce changement, des recommandations sont ici formulées sur la base d’une analyse de 93 décisions arbitrales par des tribunaux ou des cours de justice rendues en lien avec des violations de la politique d’entreprise en matière de drogue, des décisions extraites de la banque de données Labour Source . Les aspects traités incluent le langage et la communication des règles au travail, le caractère raisonnable des tests de dépistage de drogue, la norme de preuve, l’obligation de prendre des mesures d’adaptation, ainsi que les facteurs atténuants. À partir de cette recherche, plusieurs recommandations peuvent être formulées. En premier lieu, les employeurs devraient énoncer clairement leurs politiques en matière de drogue, en prenant en considération la sensibilité à la sécurité sur les lieux de travail et la culture existante dans leur milieu en matière d’abus d’alcool et de drogues. Cela peut inclure l’interdiction de possession, d’utilisation et de distribution de drogues sur le lieu de travail, l’interdiction de travailler sous l’influence de telles substances, ainsi que la nécessité de rapporter toute consommation de substance médicale nécessitant des mesures d’accommodement. Les tests de dépistage de drogue ne devraient être effectués que si la nature de l’emploi le demande ou si la sécurité est en jeu, notamment dans le cas d’un événement postérieur à un incident, ou en cas d’un doute raisonnable de consommation de drogue. En outre, il est important de comprendre que les résultats de tests de dépistage de drogue qui sont « positifs » ne révèlent que la présence de drogue déjà consommée, mais pas le degré d’incapacité ou, encore, si la substance a été consommée pendant le quart de travail. Par conséquent, pour justifier une infraction et une mesure disciplinaire, il est souvent nécessaire de corroborer les preuves fournies par plusieurs témoins et sources.De plus, les superviseurs devraient être formés à identifier les caractéristiques liées à la consommation de marijuana et des autres drogues qui peuvent affecter les capacités au travail. Ces derniers devraient aussi connaître les procédures à suivre lorsqu’un incident survient. Les employeurs doivent également être conscients de l’obligation d’accommoder les utilisateurs de marijuana à des fins médicales, ainsi que les utilisateurs de marijuana à des fins récréatives qui ont été reconnus toxicomanes, cela en raison des droits humains relatifs à un handicap. Ce type d’accommodement peut inclure une réaffectation de travail, voire même un congé d’absence. En décidant d’une sanction (autre que celles liées aux performances passées, des antécédents disciplinaires et des circonstances atténuantes personnelles), les arbitres pourraient prendre en considération les chances de réadaptation dans leurs critères de décision afin d’évaluer leur pronostic et la viabilité de la relation d’emploi.Il est aussi conseillé aux employeurs et aux syndicats de se tenir au courant des derniers développements en matière de législation, de technologies de dépistage de drogue et de recherche médicale liés à la consommation de marijuana. La legalización de la marihuana en Canadá tendrá un impacto significativo en los lugares de trabajo, haciendo necesario el desarrollo o actualización de las políticas y procedimientos de las empresas en materia de droga. Con el fin de ayudar las partes encargas de las relaciones laborales a enfrentar este cambio, se formulan recomendaciones sobre la base de un análisis de 93 decisiones arbitrales rendidas por los tribunales o las cortes de justicia sobre las violaciones de la política de empresa en materia de droga, decisiones que fueron extraídas de la base de datos Labour Source . Los aspectos tratados incluyen el lenguaje y la comunicación de las reglas en el trabajo, el carácter razonable de las pruebas de detección de droga, la norma de la prueba, la obligación de tomar medidas de adaptación y los factores atenuantes. A partir de esta investigación, varias recomendaciones pueden ser formuladas. En primer lugar, los empleadores deberían enunciar claramente sus políticas en materia de droga, tomando en consideración la sensibilidad a la seguridad en los lugares de trabajo y la cultura existente en el lugar de trabajo en cuanto al abuso del alcohol o de las drogas. Esto puede incluir la prohibición de trabajar bajo influencia de tales substancias, así como la necesidad de postergar todo consumo de sustancias medicales que necesiten medidas de acomodamiento. Las pruebas de detección de droga deberían ser efectuadas solamente si la naturaleza del empleo lo exige o si la seguridad está en juego, especialmente en el caso de un evento posterior a un incidente, o en caso de duda razonable de consumo de droga. Es más, es importante de comprender que los resultados de las pruebas de detección de droga que son positivos solo revelan la presencia de droga consumida, no miden el grado de incapacidad ni indican si la sustancia ha sido consumida durante el horario de trabajo. Por consecuencia, para justificar una infracción y una medida disciplinaria, es a menudo necesario de corroborar las pruebas proporcionadas por los diferentes testigos y fuentes.Además, los supervisores deberían ser formados para identificar las características vinculadas al consumo de marihuana y otras drogas que pueden afectar las capacidades de trabajo. Deberían también conocer los procedimientos a seguir cuando un incidente ocurre. Los empleadores deben igualmente ser conscientes de la obligación de acomodar los utilizadores de marihuana a fines medicinales, así como los utilizadores de marihuana a fines recreativos que han sido reconocidos toxicómanos, esto en razón de los derechos humanos vinculados a una discapacidad. Este tipo de acomodamiento puede incluir una re-asignación de trabajo, incluso un permiso de ausencia. Al decidir de una sanción (otra que aquellas vinculadas a los rendimientos anteriores, los antecedentes disciplinarios y las circunstancias atenuantes de tipo personal), los árbitros podrían tomar en consideración las probabilidades de readaptación dentro de sus criterios de decisión con el fin de evaluar el pronóstico y la viabilidad de la relación de empleo.Se aconseja también a los empleadores y a los sindicatos de tenerse al corriente de los últimos desarrollos en materia de legislación, de tecnologías de detección de droga y de investigación medical vinculados al consumo de marihuana.