Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen Perizinan Pada Kantor Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Flores Timur Berbasis Website

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk merancang sistem informasi pengarsipan dokumen perizinan berbasis website pada Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang (PUPR) Kabupaten Flores Timur guna mengatasi berbagai kendala pengarsipan manual seperti keterlambatan pencarian, risiko kehilangan arsip, keterbatasan personel, serta minimnya pemanfaatan teknologi. Lebih dari 2000 dokumen sejak tahun 2018 tercatat belum terarsip dengan baik. Sistem dirancang menggunakan metode alfanumerik karena keunggulannya dalam mengklasifikasikan dokumen berdasarkan jenis, tanggal masuk, dan nomor urut, sehingga memudahkan identifikasi dan temu kembali arsip. Pengembangan sistem menggunakan model Waterfall yang meliputi tahapan analisis, desain, implementasi, pengujian, dan pemeliharaan, dengan dukungan perangkat Visual Studio Code dan XAMPP. Data dikumpulkan melalui observasi dan studi dokumentasi, sementara pengujian sistem dilakukan menggunakan Black-Box Testing dan User Acceptance Testing (UAT). Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem ini berhasil menjawab berbagai permasalahan dalam pengarsipan manual. Penerapan metode alfanumerik terbukti efektif dalam meningkatkan efisiensi dan akurasi pencarian dokumen, mempercepat proses penyimpanan dan pengambilan arsip, serta mengurangi risiko kehilangan data. Sistem ini juga menunjukkan tingkat kepuasan pengguna yang cukup tinggi, dengan nilai rata-rata mencapai 78,86%, terutama pada aspek kemudahan antarmuka dan keamanan sistem. Selain itu, hasil uji validitas dan reliabilitas terhadap instrumen kuesioner membuktikan bahwa instrumen yang digunakan layak dan dapat diandalkan untuk mendukung proses analisis dan pengambilan keputusan. Dengan demikian, sistem informasi ini dinilai mampu meningkatkan efektivitas pengelolaan dokumen perizinan dan memberikan kontribusi nyata dalam modernisasi administrasi di lingkungan Dinas PUPR Kabupaten Flores Timur.