SISTEM INFORMASI BERBASIS WEB PADA KEARSIPAN SURAT DI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SUMATERA BARAT

Abstract

Arsip merupakan salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi maupun birokrasi. Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisasi yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus ada manajemen atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan sampai dengan penyusutan, sebelum diterapkannya mempunyai kelemahan-kelemahan, di antaranya sebagai berikut: Terjadi kesulitan dalam mencari atau mendapatkan akses kembali data arsip yang akan dibutuhkan karena harus mencari satu persatu pada buku induk, Terjadinya kehilanngan surat masuk, Proses disposisi surat Masuk yang lama, dikarenakan Pimpinan ada kegiatan yang harus dipenuhi, Surat masih disimpan dalam rak almari arsip sehingga dari tahun ketahun surat semakin banyak dan almari arsip tidak mampu menampung arisip, namun setelah diterapkan arsip surat berbasiskan website didapat manfaat sebagai berikut: Kehilangan Surat Masuk/Keluar yang dahuluya sering terjadi, setelah diterapkan SIKD berbasis website, surat sudah dapat dikendalikan dan disimpan dimedia penyimpanan online, Proses disposisi surat Masuk yang sangat cepat dikarenakan dapat diakses kapanpun dan dimanapun sehingga selama ini pimpinan yang biasa ada tugas atau dinas keluar, sudah dapat didisposisi dari manapun, Surat sudah disimpaan pada media online yang tidak butuh lemari arsip/ruangan khusus lagiKata Kunci: Arsip, SIDK, Online, Website, Sistem Informasi