Implementasi E-Surat pada BPJS Ketenagakerjaan Cabang Pekanbaru Panam

Abstract

Pengelolaan surat adalah suatu proses penanganan surat masuk dan surat keluar yang kegiatannya dimulai dari penerimaan, pencatatan, pendistribusian dan penyimpanan surat. Pengelolaan surat pada kantor BPJS masih belum terlaksana secara cepat dan praktis, karena pada proses penginputan surat masuk, kode klasifikasi masih harus dicari dulu di file data kode klasifikasi yang jumlahnya ratusan, kemudian pada proses disposisi surat, harus dicetak terlebih dahulu dan data surat tersebut harus diinput lagi ke microsoft excel. Setelah selesai, lembar disposisi di-scan bersama dengan surat masuk lalu dikirim ke pihak bersangkutan melalui email. Proses disposisi bisa membutuhkan waktu yang cukup lama ketika pimpinan memiliki banyak kesibukan seperti rapat atau dinas keluar kota. Sebelum membuat surat keluar, pegawai harus mengecek dulu nomor surat terakhir pada data surat di file Google Spreadsheet email kantor. Kemudian dengan banyaknya hasil disposisi yang dikirim membuat penyimpanan email kantor membengkak. Untuk mengatasi permasalahan itu maka dibangun sistem E-Surat berbasis web untuk mempermudah kantor BPJS Ketenagakerjaan cabang pekanbaru panam dalam pengiriman, pengarsipan dan penomoran surat serta mempermudah proses pengelolaan surat yang sifatnya sangat mendesak.