TINJAUAN PROSEDUR PENANGANAN SURAT KELUAR PADA DIVISI HUMAN CAPITAL DI KIMIA FARMA (PERSERO) TBK

Abstract

ABSTRAK  Aktivitas penanganan surat di setiap instansi atau perusahaan menjadi salah satu kegiatan yang mendukung kegiatan utama di instansi atau perusahaan. Salah satu penanganan surat adalah surat keluar. Penangangan surat keluar harus dilaukan dengan baik karena berhubungan dengan pihak eksternal atau instansi lain. Prosedur penanganan surat yang baik merupakan salah satu peranan penting bagi kegiatan surat menyurat. Penanganan surat ini bertujuan agar surat terdokumentasi dengan rapih sehingga dapat ditemukan kembali dengan cepat dan mudah. Adapun manfaat penanganan surat apabila ditangani dengan baik yaitu surat-surat yang ditangani akan tercatat dengan baik, prosedur penanganan surat jelas, surat akan tersimpan baik sehingga mudah untuk ditemukan, rahasia isi surat akan terjaga. Penelitian dilakukan dengan menggunakan metode  kualtitif dengan analisis secara deskriptif. Data primer yang diolah merupakan hasil obeservasi, interview atau wawancara dengan narasaumber pada bagian Unit Talent Acquisition divisi Human Capital. Prosedur penanganan surat keluar yang dilakukan oleh PT Kimia Farma (Persero) Tbk adalah penyiapan konsep surat, pengetikan dan penyuntingan surat, persetujuan surat, pengiriman surat. Hasil penelitian menyatakan bahwa prosedur penanganan surat keluar belum diterapkan sesuai dengan kebijakan perusahaan dimana prosedur yang diterapkan dianggap lebih ringkas dan lebih efektif. Prosedur penanganan surat keluar yang di perusahaan meliputi penyiapan konsep, pengetikan dan penyuntingan surat, persetujuan surat dan pengiriman surat. Kata-kata Kunci: Prosedur, Penanganan surat, Surat Keluar, Konsep Surat.   ABSTRACT  The activity of handling letters in each agency or company is one of the activities that support the main activities of the agency or company. One of the handling of mail is outgoing mail. Outgoing mail handling must be done properly because it relates to external parties or other agencies. Good mail handling procedures are an important role for correspondence activities. The purpose of handling this letter is so that the letter is neatly documented so that it can be recovered quickly and easily. As for the benefits of handling letters if handled properly, namely the letters handled will be recorded properly, the procedures for handling letters are clear, the letters will be stored properly so that they are easy to find, the secret of the contents of the letters will be protected The research was conducted using a qualitative method with descriptive analysis. Primary data that is processed is the result of observations, interviews or interviews with sources in the Talent Acquisition Unit of the Human Capital division. The procedures for handling outgoing letters carried out by PT Kimia Farma (Persero) Tbk are preparation of letter drafts, typing and editing letters, letter approval, letter delivery. The results of the study stated that the procedure for handling outgoing mail had not been implemented in accordance with company policy where the procedures applied were considered more concise and more effective The procedure for handling outgoing mail in the company includes drafting, typing and editing letters, letter approval and letter delivery. Keywords: Procedures, Mail Handling, Outgoing Mail, Draft Letter