Rancang Bangun Pembuatan Sitem Informasi Manajemen Dokumen E-Arsip PT.PLN (Persero) Unit Induk Pembangkitan Sumatera Bagian Selatan

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk merancang sebuah aplikasi pengarsipan surat yang bernama Sistem Informasi Manajemen Dokumen E-Arsip untuk PT.PLN (Persero) Unit Induk Pembangkitan Sumatera Bagian Selatan di bidang umum dan komunikasi. Saat ini, perusahaan masih menggunakan sistem pengarsipan konvensional dengan menyimpan data dokumen tagihan permohonan pembayaran dari perusahaan alih daya yang bekerja sama dengan PT.PLN (Persero) UIKSBS di rak lemari arsip dan rekap data di catat dalam buku agenda.Keterbatasan sistem pengarsipan konvensional ini menyebabkan kesulitan dalam mencari dokumen arsip yang dibutuhkan karena jumlah dokumen yang semakin banyak yang disimpan di lemari arsip. Selain itu, sering terjadi kesalahan dalam pengetikan data surat yang mengakibatkan data tersebut sulit ditemukan.Untuk mengatasi masalah ini, penelitian ini berfokus untuk merancang aplikasi E-Arsip yang dapat membantu sekretaris karyawan (PIC) PT.PLN (Persero) UIKSBSdalam mengelola arsip surat masuk dan surat keluar. Aplikasi ini akan menerapkan algoritma Levenshtein String untuk mengatasi kesalahan dalam pengetikan data yang dicari pada sistem. Hasil dari penelitian ini adalah rancangan aplikasi web yang modern untuk mengelola arsip dokumen surat masuk dan surat keluar. Selain itu, penggunaan algoritma Levenshtein String akan membantu menampilkan data yang dimaksud jika terjadi kesalahan ketik dalam pencarian data.Dengan adanya aplikasi E-Arsip ini, diharapkan PT.PLN (Persero) UIKSBS dapat meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan arsip surat, mengurangi kesalahan dalam pencarian data, dan memodernisasi sistem pengarsipan secara keseluruhan.