Optimizing Microsoft Teams-Based Administrative Governance for Administrative Staff at State University of Jakarta

Abstract

Jakarta State University has built a network with the giant company Microsoft to optimize the performance of the academic community at the level of students, educators, and staffs. Unfortunately, the utilization of the services that have been provided has not been optimal, even though only a few of the academic community are still consistent with the existing services. The focus of this service is to look at one feature that is very productive and has been used in various countries, namely Microsoft Teams. For this reason, this service activity is actualized in the form of training for staffs at the Jakarta State University.  During the training process, the enthusiasm of the participants was clearly seen through the questions asked by them and their curiosity regarding the application from downloading to using it. Initially, the participants thought that this application could only be used for learning and could not be used by staffs. After training, the function of this application can finally be optimized in governance. The important point in optimizing this application is how to build a digital work environment, create work plans, progress reports, and feedback. This training went well, and it is important to carry out further training. Most of the participants also recommended that the training process in the future can be carried out offline so that the practice process and communication between participants can run optimally. Abstrak Universitas Negeri Jakarta telah membangun jejaring dengan perusahaan raksasa Microsoft dalam rangka mengoptimalkan kinerja civitas akademika baik dari level mahasiswa, tenaga pendidik, maupun tenaga kependidikan. Sayangnya pemanfaatan layanan yang telah disediakan belum optimal bahkan hanya sedikit dari civitas akedemika yang masih konsisten dengan layanan yang telah ada. Fokus pengabdian kali ini melirik salah satu fitur yang sangat produktif dan telah digunakan diberbagai negara yaitu Microsoft Teams. Untuk itu, kegiatan pengabdian ini diaktualisasikan dalam bentuk pelatihan secara daring secara terstruktur kepada tenaga kependidikan di lingkungan Universitas Negeri Jakarta.  Selama proses pelatihan, antusiasme peserta terlihat dengan jelas melalui pertanyaan-pertanyaan yang diajukan dan keingintahuan menjalankan aplikasi mulai dari proses unduh hingga menggunakannya. Awalnya para peserta beranggapan bahwa aplikasi ini hanya dapat digunakan untuk pembelajaran saja, dan tidak dapat digunakan oleh para tenaga kependidikan. Setelah pelatihan, fungsi aplikasi ini akhirnya dapat dioptimalkan dalam tata kelola. Hal yang menjadi poin penting dalam memaksimalkan aplikasi ini adalah bagaimana membangun lingkungan kerja digital, membuat rancangan kerja, laporan kemajuan, dan umpan balik.  Pelatihan ini berjalan dengan baik dan penting untuk dilakukan pelatihan lanjutan. Sebagian besar dari peserta pun merekomendasikan bahwa proses pelatihan ke depannya dapat dilaksanakan secara luring sehingga proses berlatih dan komunikasi antara peserta dapat berjalan maksimal.