Das Pareto-Prinzip

Abstract

Zeit als unser wertvollstes Gut kann nicht durch Geld ersetzt werden und vergeht unwiederbringlich. Eine effektive Zeit-planung ist unumgänglich, wenn nicht Arbeitsergebnisse und Lebensqualität leiden sollen. Zeitplanung soll dabei nicht Selbstzweck sein, sondern helfen, mehr aus dem eigenen Leben zu machen. Größere Zufriedenheit, die erzielten Erfolge und eine bessere Balance zwischen Beruf und Freizeit wirken dabei motivierend: Zeitmanagement wird so zum Selbstläufer. Am Anfang sollte immer eine Bestandsaufnahme stehen. Einen ersten Eindruck von der eigenen Arbeitseffektivität gibt der Zeitmanagementtest des Seiwert-Instituts. Wer allerdings detailliert wissen möchte, für was er wie lange braucht, sollte über ei-ne Woche hinweg genau alle Aktivitäten aufschreiben, und zwar vom Aufstehen bis zum Schlafengehen. Nur das bringt realistische Werte und ermöglicht, die eigene Zeitplanung neu auszurichten. Die folgenden zehn Grundregeln helfen beim erfolgrei-chen Zeitmanagement: 1. Ziele setzen Sich Ziele zu setzen, ist die Voraussetzung für ein selbstbestimmtes und erfolgreiches Leben. Die Ziele müssen konkret, positiv und handlungsorientiert formuliert sein, um umsetzbar zu sein. Also besser nicht: "Ich möchte mehr Sport m achen", sondern "Ich will ab heute jeden Tag 15 Minuten joggen". Setzen Sie sich realistische Ziele und gehen Sie größere Pläne Schritt für Schritt an. Legen Sie Ihre Ziele schriftlich in Ta-ges-, Wochen-und Monatsplänen fest. Dazu können Sie selbst erstellte Pläne, Zeit-planbücher aus dem Handel oder elektronische Kalender benutzen. 2. Prioritäten setzen Bei den Aufgaben täglich wieder neu Prioritäten zu setzen, ist unerlässlich. Sonst ver-zetteln Sie Ihre Kräfte mit Unwichtigem. Prioritäten lassen sich nach dem ABC-Schema setzen: • A-Aufgaben stellen die wichtigsten Aufgaben (Kernaufgaben Ihrer Position, Führungsaufgaben) dar. Sie machen nur einen relativ kleinen Anteil der Aufga-benmenge aus, sind aber für den Arbeitserfolg überaus bedeutsam und nicht delegierbar. • B-Aufgaben sind Aufgaben mittlerer Wichtigkeit und delegierbar. Sie machen etwa 20 Prozent des Arbeitserfolges aus. • C-Aufgaben sind weniger wichtig bis unwichtig und delegierbar, stellen aber erfahrungsgemäß einen Großteil der Aufgaben. Ihr Wert für den Arbeitserfolg ist jedoch gering. Richten Sie deshalb Ihren Arbeitsplan konsequent aus: Beginnen Sie früh morgens, wenn Sie noch ausgeruht sind, mit einer A-Aufgabe. A-Aufgaben sollten den Hauptteil Ihrer Arbeitszeit einnehmen. Widmen Sie sich danach den B-Aufgaben. In den Hoch-betriebszeiten im Büro oder bei Leistungstiefs können Sie C-Aufgaben dazwischen schalten. Prüfen Sie Möglichkeiten, einzelne Aufgaben, auch aus dem B-Bereich, zu delegieren.