Integración de un chatbot basado en ChatGPT para optimizar la gestión administrativa en Inblen SA

Abstract

El presente trabajo investigativo muestra el desarrollo piloto de la integración de un chatbot basado en ChatGPT como facilitador de la optimización de los procesos de gestión administrativa en la empresa Inblen S.A. Este es originado por la percepción de falta de eficiencia en los procesos de gestión administrativa que están vinculados en la consulta o búsqueda de información en los buscadores disponibles en la web para la realización o complementación de ciertas tareas, pretendiendo que la implementación de este chatbot sea un agente optimizador de las tareas repetitivas. La integración se desarrolló en cuatro fases: diagnóstico inicial de Inblen SA, capacitación de los colaboradores en ingeniería de prompts y uso del chatbot, evaluación del impacto de la integración del chatbot basado en ChatGPT y análisis de desafíos y obstáculos derivados de la implementación y adopción del chatbot. Así mismo, se realizó un análisis cruzado entre un checklist y una entrevista post implementación para evaluar el impacto de la integración del chatbot en la eficiencia operativa de los procesos administrativos, considerando como eje principal la reducción del tiempo requerido para la realización de tareas y resolver consultas internas. Seguidamente, se verifico que el chatbot basado en ChatGPT ha tenido un impacto positivo no solo en la reducción de tiempo para realizar tareas logrando la eficiencia operativa, sino en el confort de los colaboradores en el sentido de que ahora cuenta con una herramienta de apoyo que les permitirá alcanzar la realización de sus funciones de una manera más práctica y en menor tiempo. De igual forma, se analizaron los desafíos y obstáculos que surgieron los cuales fueron reportados por los colaboradores, seguidamente, se puede evidenciar que la integración del chatbot ha sido exitosa con algunas propuestas de mejoras y desafíos entre los que resaltan que la calidad de respuesta generada es en base a la calidad del prompt generado.