Gestión de Reuniones en los Equipos de Mejora

Abstract

Al implantar un sistema de mejora continua en cualquier empresa, uno de los pasos importantes es la creación de Equipos de Mejora. Estos equipos deben realizar reuniones periódicas para tratar de resolver los problemas que surgen a diario, o mejorar sus procedimientos y métodos de trabajo. La gestión de estas reuniones es uno de los problemas por los que fracasa la implantación de la mejora continua. En este documento se indica algunos de los errores que suelen cometerse y que producen un resultado nefasto en la consecución del objetivo de un equipo de mejora. Además, se dan unas pautas de comportamiento a seguir por todos los integrantes del equipo antes y durante el transcurso de las reuniones, con tal de alcanzar unos resultados satisfactorios. La formación de Equipos de Mejora y el establecimiento de reuniones periódicas de los mismos es un elemento clave en la implantación de un Sistema de Mejora Continua en cualquier empresa o institución. Durante estas reuniones se debaten los indicadores del trabajo diario y se intenta mejorarlos constantemente a partir de sugerencias de todos los empleados de un departamento o área. A pesar de que algunos gerentes vean las reuniones como improductivas y como una pérdida de tiempo y por lo tanto costosas, también entienden que sus organizaciones no pueden funcionar sin este mecanismo de comunicación (Franco, 2004). En este documento, se expone la importancia de las reuniones dentro de los Equipos de Mejora y se enumeran algunas indicaciones y consejos para la realización de las mismas. El resto del texto se organiza de la siguiente manera. En la segunda sección se explica cómo deben formarse los Equipos de Mejora y cuál es el objetivo de los mismos. Seguidamente se marca la importancia de realizar reuniones. En la cuarta sección se aborda el cómo preparar las reuniones por parte de los integrantes de un equipo. En la quinta, se analiza cómo deben desarrollarse las reuniones, qué actitudes deben tomarse, y qué actitudes no deben tomarse. En el punto seis, se exponen unos consejos para seguir por el director de reuniones. Y finalmente, se presenta una conclusión. 2. Formación y objetivo de los Equipos de Mejora Los Equipos de Mejora son grupos de trabajadores de una misma área o que realizan tareas comunes y relacionadas directamente, que buscan aportar mejoras en sus puestos de trabajo y resolver aquellos problemas que les puedan surgir. Estos equipos se constituyen de manera voluntaria para trabajar juntos durante un período de tiempo determinado. Ningún trabajador debería ser forzado a pertenecer a algún grupo de mejora. También cabe remarcar que en la formación de un Equipo de Mejora debiera haber componentes de todos los rangos posibles