Construcción de un modelo de trabajo de gestión documental en la organización, en el contexto de la actividad

Abstract

El artículo propone y desarrolla el principio de gestión documental para la planificación archivística dentro de la organización, dicha gestión debe comenzar en el primer nivel de acción que es la Dirección del Archivo sustentando el valor de la información documental para el trabajo de las personas dentro de la organización, el valor patrimonial que ella representa en la construcción e historia de la institución y el reconocimiento como un talento para el aprendizaje.A partir de la incorporación de la gestión documental se desarrollan las siguientes áreas de acción: Primero el enfoque del análisis de procesos, la descripción, caracterización y reconocimiento de los procesos al interior de la organización como fuentes de generación documental. Segundo el análisis documental, para lo cual se debe tener la más amplia competencia en el manejo de generación documental esto quiere decir, analizar en que fases de los procesos de trabajo se produce documentación y los soportes o medios donde estas se registran. Tercero la selección y valoración documental en los lugares donde se genera y se dispone la documentación (archivos de gestión o de oficina), efectuando para este caso una preselección y prevaloración documenta. Cuarto desarrollo de mecanismos de control, para verificar cómo se está produciendo la documentación y cómo debe fluir, sin interferencias, desvíos o retrasos hacia el archivo o los lugares destinados para ello.