Priority Setting in the Provincial Health Services Authority: Case Study for the 2005/06 Planning Cycle

Abstract

INTRODUCTION Building on a survey of key decision-makers within the Provincial Health Services Authority (PHSA) of British Columbia, a process for prioritizing new service options within this organization for the 2005/06 budget cycle was developed and implemented by senior managers and researchers at the University of British Columbia. METHODS A case study approach was taken in which development and implementation of the prioritization process was documented and feedback was obtained from decision-makers to evaluate the activity. Information from the literature was also used to identify areas for improvement. RESULTS The 13-member Executive Committee of the PHSA conducted the prioritization. Criteria were defined and weighted, and options for new funding were explicitly rated against them. Multi-attribute decision software was used to rank options based on an overall benefit score. Cost-benefit ratios were also derived and program options were further ranked according to decision-makers' "gut-feel." Ranking between the methods was comparable, and each method contributed to the final decisions by the Executive Committee regarding which programs would receive limited new funding. CONCLUSION Through a collaborative effort between decision-makers and researchers, the PHSA was able to shift from allocating new resources on the basis of politics and bargaining to an evidence-driven, transparent, defensible process. Lessons learned from the current activity will help inform future priority setting in the PHSA and should provide insight for decision-makers elsewhere. INTRODUCTION : À partir d’un sondage mené auprès des principaux décideurs de la Provincial Health Services Authority (PHSA) de Colombie-Britannique, des cadres supérieurs et des chercheurs de la University of British Columbia ont établi et mis en application une procédure d’établissement des priorités concernant les nouvelles options de service au sein même de l’organisme pour le cycle budgétaire 2005-2006. MÉTHODOLOGIE : Une approche d’étude de cas a permis de consigner les détails de l’élaboration et de la mise en application de la procédure d’établissement des priorités, et la réaction des décideurs a été notée en vue de l’évaluation de l’activité. Des données tirées de la documentation disponible ont aussi servi à l’identification des domaines où des améliorations sont possibles. RÉSULTATS : L’ exécutif de la PHSA, composé de 13 membres, a procédé à l’établissement des priorités. Les critères ont été définis et pondérés, puis explicitement évalué dans l’optique des nouvelles options de financement. Un logiciel de décision multi-attributs a servi à ordonner les options selon la mesure d’ensemble de leurs bienfaits. Des rapports coûts-avantages ont été établis, et les options de programme ont aussi été classées en fonction de la réaction instinctive des décideurs. Les diverses méthodes ont produit des classements comparables, et chaque méthode a contribué aux décisions finales de l’exécutif quant aux programmes auxquels accorder un nouveau financement limité. CONCLUSION : Grâce à un effort de collaboration entre décideurs et chercheurs, la PHSA a réussi à délaisser les méthodes d’allocation des nouvelles ressources fondées sur la politique et la négociation pour adopter une procédure transparente et défen-dable basée sur la preuve. Les leçons tirées de l’activité en cours pourront influencer l’établissement futur des priorités à la PHSA et offrir de nouvelles perspectives à d’autres décideurs.