ANALISA DAN PERANCANGAN DIGITALISASI DOKUMEN SURAT DAN AGENDA PADA Kantor Kepala DESA CIKOLELET

Abstract

Desa Cikolelet merupakan desa wisata yang terletak di Kabupaten Cinangka, Jawa Barat. Desa ini telah ditetapkan pada akhir 2018 oleh Bupati Serang menjadi yang pertama sebagai Desa wisata di Kabupaten Serang. Untuk menunjang pengarsipan yang dilakukan oleh kepala desa yang pada saat ini pegelolaan data surat meliputi (surat tugas, surat kerjasama, surat pengumuman dan surat lainnya) serta agenda meliputi(bulan dan tahun) belum terdapatnya proses digitalisasi dokumen yang dilakukan tersistem sehingga manajemen berkas pada surat tidak terorganisir. Oleh karena itu dalam memberikan kontribusi pengembangan sistem informasi kepada desa Cikolelet perihal penerapan digitalisasi dokumen surat dan agenda yang merupakan faktor penting dalam organisasi baik instansi pemerintah ataupun swasta, dalam mendukung dan meningkatkan kinerja kepala desa dalam hal informasi surat dan agenda oleh karena itu penggunaan pemanfaatan aplikasi sistem yang akan membantu dalam kegiatan mengelola dokumen mengenai surat dan agenda agar terdapatnya pengaman dokumen fisik hasil cetak dan pencarian lebih mudah dilakukan. Pada penelitian ini digunakan pendekatan kualitatif untuk mengungkapkan permasalahan dalam lingkungan kantor kepala desa Cikolelet untuk pengumpulan data diambil melalui wawancara, pengamatan lokasi dan studi pustaka, serta metode pengembangan sistem yang digunakan yaitu SDLC (Software Development Life Cycle) Waterfall yang merupakan kerangka kerja untuk perencanaan dan pengendalian pembuatan sistem informasi, bahasa pemrograman yang digunakan adalah PHP berbasis web dan MySql sebagai DBMS dengan  pengujian menggunakan Black Box. Hasil dari pelaksanaan kegiatan penelitian ini bertujuan untuk membantu kemudahan proses bagaimana digitalisasi dokumen surat dan agenda dan menjadikan kantor kepala desa Cikolelet sebagai salah satu smart village dalam hal pengarsipan surat dan agenda.