Project portfolio management through the application of Analytic Hierarchy Process in a case study

Abstract

The concept of project portfolio management involves coordinating multiple projects that pursue the same strategic objectives and compete for the same resources, enabling managers to prioritize projects and achieve strategic benefits. Despite its strategic importance, project portfolio management still faces challenges in defining and weighting the criteria that guide project prioritization. In this context, this paper aims to identify and evaluate strategic criteria for project prioritization in a fertilizer industry portfolio. This paper applies the Analytic Hierarchy Process method to develop an automated tool for project prioritization. The research is developed in a medium-sized company in the agro-industrial sector headquartered in Brazil. The paper identifies four strategic criteria for project portfolio selection. The Project “Construction of a Biodefensives Factory” obtained the highest priority value, 36%, regarding selecting projects from the study organization's portfolio. The second project to be prioritized would be the “Assembly of the new salt production line” with 23%. The identification of key prioritization categories provides a replicable framework that can be adapted by other organizations facing similar challenges. From a practical standpoint, managers can apply this approach to enhance resource allocation, reduce subjectivity in decision-making, and increase the likelihood of project success in highly competitive and dynamic markets. From a theoretical perspective, this study contributes to the project portfolio management literature by operationalizing prioritization through the Analytic Hierarchy Process, offering an empirically grounded model that links strategic, financial, complexity, and planning criteria to portfolio decisions. The four categories selected for project prioritization are: financial, which captures the financial benefits of the project; strategic, which reflects the pursuit of organizational goals; project complexity, which addresses the degree of uncertainty and interdependencies; and planning, which encompasses the activities required to ensure project feasibility and execution.O conceito de gestão de portfólio de projetos envolve a coordenação de múltiplos projetos que buscam os mesmos objetivos estratégicos e competem pelos mesmos recursos, permitindo que os gestores priorizem projetos e alcancem benefícios estratégicos. Apesar de sua importância estratégica, a gestão de portfólio de projetos ainda enfrenta desafios na definição e ponderação dos critérios que orientam a priorização de projetos. Nesse contexto, este artigo objetiva identificar e avaliar critérios estratégicos para a priorização de projetos em um portfólio da indústria de fertilizantes. Este artigo aplica o método do Processo Analítico Hierárquico (AHP) para desenvolver uma ferramenta para priorização de projetos. A pesquisa foi desenvolvida em uma empresa de médio porte do setor agroindustrial com sede no Brasil. O artigo identifica quatro critérios estratégicos para a seleção do portfólio de projetos. O projeto “Construção de uma Fábrica de Biodefensivos” obteve o maior valor de prioridade, 36%, na seleção de projetos do portfólio da organização estudada. O segundo projeto a ser priorizado seria a “Montagem da nova linha de produção de sal”, com 23%. A identificação de categorias-chave de priorização fornece uma estrutura replicável que pode ser adaptada por outras organizações que enfrentam desafios semelhantes. Do ponto de vista prático, os gestores podem aplicar esta abordagem para otimizar a alocação de recursos, reduzir a subjetividade na tomada de decisões e aumentar a probabilidade de sucesso de projetos em mercados altamente competitivos e dinâmicos. Do ponto de vista teórico, este estudo contribui para a literatura sobre gestão de portfólio de projetos ao operacionalizar a priorização por meio do Processo Analítico Hierárquico (AHP), oferecendo um modelo empiricamente fundamentado que vincula critérios estratégicos, financeiros, de complexidade e de planejamento às decisões de portfólio. As quatro categorias selecionadas para a priorização de projetos são: financeira, que abrange os benefícios financeiros do projeto; estratégica, que reflete a busca por objetivos organizacionais; complexidade do projeto, que aborda o grau de incerteza e interdependências; e planejamento, que engloba as atividades necessárias para garantir a viabilidade e a execução do projeto.