ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN BERKAS REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT UNIVERSITAS AIRLANGGA SURABAYA

Abstract

Pengendalian berkas rekam medis adalah suatu pengawasan atau pengontrolan peminjaman berkas rekam medis dari rak penyimpanan maupun  pengembalian berkas rekam medis ke rak penyimpanan. Berdasarkan hasil observasi di Rumah Sakit Universitas Airlangga pada bulan Oktober 2019 terdapat 3 dari 5 berkas yang dipinjam dan dikembalikan melebihi batas waktu peminjaman. Pada bulan Desember 2019 sampai bulan Februari 2020 terdapat 11 dari 16 berkas rekam medis yang dipinjam oleh unit lain, namun pada buku ekspedisi tidak terdapat keterangan terkait tanggal pengembalian berkas. Keterlambatan pengembalian berkas rekam medis mengakibatkan terjadinya salah letak (missfile), pada tanggal 9 Maret 2020 sampai 13 Maret 2020 terdapat 237 dari 3053 berkas rekam medis yang mengalami salah letak (missfile). Penelitian ini bertujuan untuk mengalisis sistem pengendalian berkas rekam medis di Rumah Sakit Univeristas Airlangga menggunakan metode 5M (man, method, machine, material dan money).  Penelitian ini merupakan jenis penelitian kualitatif. Teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu observasi, wawancara dan dokumentasi. Hasil penelitian menunjukkan faktor penyebab masalah pengendalian berkas rekam medis yaitu beban kerja petugas yang tinggi, keterlambatan pengembalian berkas rekam medis, kediplinan petugas dalam menggunakan buku ekspedisi, tidak adanya tracer sebagai pengganti berkas rekam medis dan jumlah rak penyimpanan yang tidak sesuai dengan kebutuhan. Upaya perbaikan masalah tersebut yaitu menambah petugas pada bagian filling, melakukan sosialisasi serta evaluasi terhadap petugas dalam menggunakan buku ekspedisi, membuat aplikasi tracer elektronik dan menambah rak penyimpanan.