Effectiveness of Archive Services Using “Si Artis” In Kebumen Regency, Indonesia

Abstract

Background: This research determines the effectiveness of the Si Artis application in the Kebumen Regency Archives and Libraries Service as an innovation in the use of information technology in archival services. Method: The method used is descriptive and qualitative, and 4 dimensions were used to evaluate effectiveness. These include organization, management, technology, and expertise. Result: The results showed that on the organizational dimension, only corporate structure indicators were satisfied, while policy indicators in the application of information systems were lacking. This was evidenced by the lack of submissions to the department. The management dimension was optimal, and can only be met by the system's ability to provide information. Furthermore, supporting facilities in the form of application databases were lacking due to continuous control by developers. In the expertise dimension, the employees’ ability to operate the system was fulfilled, but technological expertise was lacking because there were no IT experts hired by the agency. Conclusion: Despite several shortcomings, archival service through the Si Artis application was significantly effective. Therefore, it represents an innovation in archiving services in Kebumen Regency.  Keywords: Archive Application, "Si Artis", Archive Services, Service Innovation, Government Applied Technology Abstrak  Latar Belakang: Penulis berfokus pada efektivitas pelayan kearsipan melalui aplikasi SI Artis, mengingat ini merupakan inovasi baru penggunan teknologi informasi dalam pelayanan kearsipan di Kabupaten Kebumen.  Tujuan: Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui efektivitas pelayanan Si Artis di Kabupaten Kebumen. Metode: Metode yang digunakan adalah deskriptif kualitatif. Penulis melakukan penilaian efektivitas melalui empat dimensi yaitu organisasi, manajemen, teknologi, dan keahlian. Hasil: Hasil penelitian menunjukkan bahwa pada dimensi organisasi, hanya mampu memenuhi indikator struktur organisasi, sementara indikator kebijakan organisasi dalam penerapan sistem informasi masih kurang dibuktikan dengan minimnya penyerahan arsip kepada pihak dinas. Pada dimensi manajemen telah berjalan dengan baik. Pada dimesi teknologi hanya bisa terpenuhi indikator kemampuan sistem memberikan informasi, sementara indikator fasilitas perangkat penunjang berupa database aplikasi masih kurang, karena masih dikuasai oleh pengembang. Adapun pada dimensi keahlian terpenuhinya indikator kemampuan pegawai dalam pengoperasian sistem, tapi indikator keahlian teknologi masih kurang karena belum adanya tanaga ahli teknologi informasi yang dimiliki dinas. Kesimpulan: Terlepas dari beberapa kekurangan di atas, penulis menyimpulkan bahwa pelayan kearsipan melalui aplikasi Si Artis telah berjalan cukup evektif dan menjadi salah satu inovasi pelayanan bidang kearsipan di Kabupaten Kebumen.  Kata kunci: Aplikasi Si Artis; Pelayanan Kearsipan; Inovasi Pelayanan; Kabupaten Kebumen