Sistem Informasi Pengisian Penomoran Surat pada Kantor Badan Pertahanan Nasional Kabupaten Halmahera Selatan

Abstract

Pengelolaan surat merupakan hal yang sangat  penting untuk diperhatikan, karena banyak sekali mengalami kendala. Seperti pada saat pengagendaan surat masuk  dan surat keluar yang akan dikirimkan, penomoran surat juga sangat sulit dilakukan karena pengarsipan nomor surat dilakukan secara konvensional yaitu dengan cara dicatat pada buku agenda kantor. Pengarsipan dokumen fisik surat pada Kantor BPN Halsel juga belum optimal, terutama pada saat pencarian berkas arsip surat yang membutuhkan waktu cukup lama karena posisi penyimpanan arsip surat yang bercampur dan tidak memiliki pengkodean khusus. Membangun sistem informasi manajemen penomoran surat pada Kantor Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Halmahera Selatan, dalam hal pengelompokkan arsip surat berdasarkan jenis surat yang terdiri dari penerimaan surat, pemberitahuan surat undangan dan permohonan surat. Melalui penelitian yang dilakukan telah menghasilkan sebuah sistem informasi arsip surat berbasis website yang dibangun menggunakan bahasa pemograman PHP dan database MySQL pada Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Halmahera Selatan untuk mengelola surat masuk dan surat keluar. Sistem informasi ini dapat dimanfaatkan agar dalam pengelolaan surat-menyurat tersimpan dengan baik, sistem berjalan sesuai dengan fungsinya. Penelitian yang telah dilakukan pada Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Halmahera Selatan dapat dikembangkan pada penelitian selanjutnya, Adanya penambahan fitur backup data untuk mengembalikan data asli jika data terhapus pada sistem informasi ini dan perlu adanya pengembangan sistem menjadi berbasis android agar mudah untuk digunakan.