Fishbone Diagram Dan Kerangka Pembuatan Roadmap Proses Digitalisasi Rekam Medis Di Rumah Sakit

Abstract

Digitization of medical records in hospitals requires a series of activity implementation planning. Based on the grand design from the Ministry of Health, hospital HR, and SIMRS vendors that have existed previously, it can be used as a form of roadmap creation stages by making milestones as the basis for implementation. The roadmap creation uses a framework of thinking with a fishbone diagram as a cause and effect diagram, and with the methodology of using the project management life cycle. This study provides an overview of the process of digitizing medical records in supporting the implementation of RME so that RME can be implemented effectively, and considerations in decision making for the implementation of RME. The activities carried out include identification and analysis of the process of digitizing medical records, identification of supporting factors for digitizing medical records, and ending with creating a roadmap for digitizing medical records. The process of digitizing medical records requires 3 officers. Users of medical records who are not yet technologically proficient will be considered in the planning. The SOP must contain several things that need to be considered. The person in charge of the medical transfer section should have planned the budget needs. The budget submission is made at the annual meeting of the annual budget draft. Implementation of the priority scale by grouping active medical records into 3 groups. SIMRS needs to be developed and added features that can accommodate the results of medical record scans and features for scan control or the history scan menu. The medical record digitization roadmap stage 1 is HR planning, planning of infrastructure needs, designing digitalization procedures, and adjusting SIMRS features. Stage 2 is HR procurement, procurement of supporting infrastructure, establishing SOPs, and determining the priority scale of medical records. Stage 3 is a trial implementation of digitalization and evaluation of the trial. Stage 4 is the implementation of active medical record digitization.Digitalisasi rekam medis di rumah sakit memerlukan sebuah perencanaan rangkaian pelaksanaan kegiatan. Berdasarkan grand design dari Kemenkes, SDM rumah sakit, dan vendor SIMRS yang telah ada sebelumnya dapat dijadikan bentuk tahapan pembuatan roadmap dengan menjadikan milestone sebagai dasar pelaksanaan. Pembuatan roadmap menggunakan kerangka berpikir dengan fishbone diagram sebagai diagram sebab akibat, serta dengan metodologi penggunaan project management life cycle. Penelitian ini memberikan gambaran tentang proses digitalisasi rekam medis dalam mendukung penerapan RME sehingga RME dapat diterapkan secara efektif, dan pertimbangan dalam pengambilan keputusan untuk penerapan RME. Kegiatan yang dilakukan meliputi identifikasi dan analisis proses digitalisasi rekam medis, identifikasi faktor-faktor pendukung digitalisasi rekam medis, dan diakhiri dengan membuat roadmap digitalisasi rekam medis. Proses digitalisasi rekam medis membutuhkan 3 petugas. Pengguna rekam medis yang belum cakap teknologi akan menjadi pertimbangan dalam perencanaan. SPO harus memuat beberapa hal yang perlu diperhatikan. Penanggung jawab bagian alih medis sebaiknya sudah melakukan perencanaan anggaran kebutuhan. Pengajuan anggaran dilakukan pada rapat tahunan rancangan anggaran tahunan. Penerapan skala prioritas dengan mengelompokkan rekam medis aktif ke dalam 3 kelompok. SIMRS perlu dilakukan pengembangan dan penambahan fitur yang dapat menampung hasil scan rekam medis dan fitur untuk kendali scan atau menu history scan. Roadmap digitalisasi rekam medis tahap 1 yaitu perencanaan SDM, perencanaan kebtuhan sarana prasarana, perancangan prosedur digitalisasi, dan penyesuaian fitur SIMRS. Tahap 2 yaitu pengadaan SDM, pengadaan sarana prasarana yang mendukung, penetapan SPO, dan penentuan skala prioritas rekam medis. Tahap 3 yaitu uji coba pelaksanaan digitalisasi dan evaluasi uji coba. Tahap 4 yaitu pelaksanaan digitalisasi rekam medis aktif.