PENDAMPINGAN KEGIATAN MAHASISWA MAGANG PADA DINAS PEKERJAAN UMUM BINA MARGA PROVINSI JAWA TIMUR DALAM KINERJA ADMINISTRATIF PENERAPAN ARSIP DIGITAL

Abstract

Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Jawa Timur salah satu instansi pemerintah daerah yang berfungsi dalam pembangunan dan pemeliharaan infrastruktur jalan serta jembatan. Sebagai instansi yang memiliki lingkup kerja luas dan melibatkan banyak pegawai, dituntut adanya sistem administrasi yang tertib, efisien, dan terdokumentasi dengan baik. Pendampingan kegiatan magang kepada mahasiswa bertujuan untuk memberikan pemahaman nyata kepada mahasiswa mengenai dunia kerja di instansi pemerintahan, memperluas wawasan terhadap penerapan ilmu dalam praktik. Mahasiswa dapat menghubungkan teori dengan realitas birokrasi serta mengasah kemampuan konseptual, teknikal, dan relasional yang diperlukan dalam lingkungan kerja. Pendampingan kegiatan mahasiswa magang memberikan kontribusi nyata dalam membantu kelancaran kegiatan administrasi di subbagian Umum dan Kepegawaian Dinas PU Bina Marga Provinsi Jawa Timur. Memahami proses secara langsung pengelolaan administrasi surat-menyurat dan arsip digital. Meningkatkan kemampuan teknis pengelolaan dokumen, dari penyusunan, validasi, hingga penyimpanan arsip. Melatih ketelitian dan tanggung jawab dalam melaksanakan tugas administratif. Pelaksanaan pendampingan kegiatan mahasiswa magang di Subbagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Jawa Timur memberikan pengalaman langsung dalam memahami proses administrasi, khususnya pengelolaan surat-menyurat dan arsip digital. Melalui kegiatan seperti penginputan data, pemilahan dan verifikasi dokumen, scanning berkas, serta pengarsipan baik secara fisik maupun digital, sehingga diperoleh gambaran mengenai alur kerja administrasi. Dari kegiatan dapat disimpulkan bahwa penerapan sistem arsip digital telah mulai diimplementasikan dan terbukti memberikan manfaat berupa kemudahan akses, efisiensi waktu, serta peningkatan keteraturan dokumen, namun pelaksanaannya belum berjalan optimal.