Perancangan Perbaikan Proses Bisnis Divisi Layanan Ambulans dan Kemanusiaan pada Lembaga Amil Zakat

Abstract

Lembaga amil zakat (LAZ) bertugas untuk mengelola dan menyalurkan dana infak, zakat, dan sedekah dengan membuat program-program yang menyebarkan manfaat. Salah satu program dalam menyalurkan dana terdapat pada divisi layanan ambulans dan kemanusiaan yang menyediakan layanan ambulans non-komersial dan program bantuan kemanusiaan. Pada penelitian ini, divisi layanan ambulans dan kemanusiaan bukan merupakan program utama di lembaga amil zakat sehingga masalah yang terjadi tidak menjadi prioritas utama untuk diselesaikan. Masalah-masalah tersebut seperti kurangnya koordinasi petugas lapangan saat pembukaan jalan, banyaknya pembatalan layanan dari pemohon, kesalahan dalam menganalisis kondisi penerima manfaat, dan keterlambatan pemberian laporan kepada pihak manajemen. Masalah yang terjadi disebabkan karena tidak semua pihak mengerti alur proses bisnis serta belum adanya standar kerja yang ditetapkan. Penelitian ini bertujuan untuk meracang usulan perbaikan proses bisnis dengan mengevaluasi dan merancang perbaikan proses bisnis existing di divisi layanan ambulans dan kemanusiaan pada lembaga amil zakat. Digunakan framework business process improvement (BPI) untuk mengidentifikasi proses bisnis existing. Hasil dari penelitian ini diperoleh 7 proses bisnis dengan risiko prioritas melalui analisis risiko risk assessment dengan metode failure mode, effect, and criticality analysis (FMECA). Selain itu, melalui evaluasi value-added assessment diperoleh 22 proses bisnis atau 29.7% termasuk ke dalam non-value-adeed (NVA), 34 proses bisnis atau 45.9% termasuk ke dalam Organizational value-added (OVA), dan 18 proses bisnis atau 24.3% termasuk ke dalam real value-added (RVA). Selanjutnya rancangan usulan perbaikan proses bisnis dituliskan ke dalam bentuk project charter. Dihasilkan dua dokumen project charter yaitu terkait alur kerja layanan ambulans dan perancangan dokumen RKA, RAB, dan laporan keuangan. Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi bahan pertimbagan bagi divisi layanan ambulans dan kemanusiaan dalam memperbaiki proses bisnis dalam memberikan pelayanan yang lebih efektif dan efisien.Kata kunci: Business Process Improvement (BPI), FMECA, risk assessment, VAA