Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinin Verimliliğe Katkısı: Kalkınma Bakanlığı Örneği

Abstract

Kurumsal belgelerin yönetiminde önemli araçlardan biri elektronik belge yönetim sistemleridir. Kamu kurumları, fonksiyonlarını gerçekleştirirken iş süreçlerinde üretilen belgelerin sistematik olarak yönetilmesini sağlayan bilgi sistemlerine ihtiyaç duyarlar. Kurum içi ve kurumlar arası iletişimi düzenleyen resmi yazışma yönetmeliği, kayıtlı elektronik posta (KEP) web servisleri, e-Yazışma paketi gibi mevzuat ve standartlar oluşturulmuştur. Bu çalışmada kurumların faaliyetlerinde EBY (Elektronik Belge Yönetimi) sistemlerinin faydaları değerlendirilmiştir. Kurumsal bir EBY uygulaması iç ve dış yazışmaların takibinden ziyade kurumsal iş süreçlerinde iyileştirmeyi amaçlar. Bu amaçla, öncelikle EBY uygulamasının bir kamu kurumu özelinde ölçülebilir nitelikteki yararlılıkları değerlendirilmiştir. Ayrıca Kalkınma Bakanlığı’ndaki EBY uygulamasının yönetsel faaliyetlere katkısını ortaya koymak üzere sistemin kullanıcısı olan bu yöneticilere ve belge yönetiminden sorumlu personele bir anket uygulanmıştır. Niceliksel olarak ölçülemeyen bu faydalar ayrıca tartışılmıştır.