Peningkatan Efisiensi Tempat Penyimpanan Dokumen dengan Menggunakan Metode 5S dan Siklus PDCA di Industri Farmasi

Abstract

Pusat penelitian dan pengembangan obat yang ada di PT Dexa Medica adalah Dexa Development Center (DDC). Output dari DDC adalah dokumen dan disimpan dalam tempat penyimpanan yang dinamakan Kardex Remstar Shuttle XP 500. Pada periode 2019 - 2020 ditemukan penumpukkan dokumen di dalam kardex sebesar 4529 ordner, area kosong yang tersisa 171, diluar kardex 550 ordner, ruang tempat penyimpanan menjadi tidak rapi, membutuhkan waktu yang lama saat mencari dokumen, tidak ada penambahan area dan sistem pengelolaan dokumen belum dilakukan proses pemusnahan. Dengan adanya masalah tersebut dilakukan perbaikan dengan analisis siklus PDCA dan 5S sebagai langkah yang dilakukan pada do. Hasil dari analisis siklus PDCA adalah dokumen di dalam kardex berkurang dari 290 ordner terdapat 45 ordner atau 16% musnah, area kosong meningkat dari 171 menjadi 216 ordner atau 21% dan secara total meningkat dari 4529 menjadi 4908 atau 104%. Jumlah ordner di luar kardex berkurang dari 550 menjadi 126 ordner atau 77,09%. Dengan penggantian ordner menghemat biaya sebesar Rp 5.168.160 atau 79,90%. Menghemat waktu pencarian dokumen di luar kardex dari 510 detik menjadi 33 detik atau 94%. Pengelolaan dokumen agar tetap dijalankan supaya tidak terjadi penumpukan dan tempat penyimpanan dapat dimanfaatkan secara optimal.