A metodologia de Lean Office aplicada em uma gerência de projetos

Abstract

Este relato técnico descreve a implantação da metodologia Lean Office como uma estratégia de otimização de processos em uma gerência de projetos do Sistema Industriallie. A metodologia Lean Office utiliza dos preceitos já reconhecidos do Lean Manufacturing aplicados em um ambiente administrativo com características específicas. Amplamente difundido em processos de manufatura, torna-se um desafio otimizar processos e reduzir desperdícios em áreas administrativas, onde a tangibilidade destas tarefas é ainda mais complexa. A metodologia foi aplicada em um dos programas estratégicos da gerência, com ampla atuação no estado e elevada complexidade de fluxo de informações. O trabalho contemplou ferramentas como o Princípio de Pareto e Mapeamento do Fluxo de Valor para priorização e tomadas de decisão quanto aos ajustes a serem feitos, alinhado com a alta gestão, definição da equipe de implementação, definição das atividades que agregam e não agregam valor, estudo dos conceitos e ferramentas Lean, construção do mapa como representação visual utilizando um conjunto de ícones, determinação das métricas, desenvolvimento da melhoria contínua, entendimento das demandas, criação dos planos de ações e implementação de melhorias. Os resultados alcançados promoveram a diminuição de burocracias e a exclusão de atividades de baixo valor agregado, levando para os clientes e parceiros maior agilidade na sua atuação.