Perencanaan Desain Tata Ruang Arsip Perguruan Tinggi: Sebuah Kajian Teoritis

Abstract

Arsip Perguruan Tinggi merupakan Unit Kearsipan di Perguruan Tinggi yang memelihara, merawat, menyimpan dan menyajikan arsip statis milik perguruan tinggi tersebut. Informasi yang direkam di dalam arsip statis sudah tidak diperlukan lagi untuk mendukung pekerjaan sehari-hari di lingkungan perguruan tinggi, tetapi memiliki nilai kesejarahan bagi perguruan tinggi tersebut. Arsip statis disimpan secara permanen di Arsip Perguruan Tinggi. Arsip yang dihasilkan oleh perguruan tinggi berkaitan dengan kegiatan pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, serta kegiatan administrasi. Arsip-arsip tersebut direkam dalam berbagai bentuk dan media, antara lain kertas, digital, foto, film, dan lain-lain. Media rekam arsip sangat dipengaruhi oleh kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi. Dengan dasar tersebut, maka Arsip Perguruan Tinggi perlu menyiapkan berbagai sarana bantu untuk membaca arsip sesuai media rekamnya, serta ruang untuk melakukan penelusuran arsip. Peneliti menggunakan teori-teori yang disampaikan oleh Betty R. Ricks et al, Mary E. Robek et al,Pugh, Maher, Anne Marie-Schwirtlich, Anne Marie-Schwirtlich & Gunnel Bellviken. Teori-teori yang mereka tulis dalam bentuk buku perlu diperhatikan, karena pemikiran para pejuang kearsipan ini mempertimbangkan banyak hal untuk menjaga keselamatan dan kelestarian fisik maupun isi informasi arsip. Penelitian ini menggunakan pendekatan kearsipan dengan metode kualitatif. Hasil penelitian menunjukkan, bahwa diperlukan penyesuaian terhadap kualitas atau nilai informasi yang disimpan, arsip yang disimpan, fasilitas, perencanaan yang matang dan terkoordinasi dalam merencanakan desain ruang penelusuran pada Arsip Perguruan Tinggi.