Real-Time Smart System for Complaint Information System in Campus: Code of Conduct and Infrastructure

Abstract

In today's competitive business environment, maintaining high levels of customer satisfaction is crucial for the success of any organization. To effectively address customer complaints and concerns, businesses are increasingly relying on digital solutions such as complaint reporting systems. This paper presents the development of an online complaint reporting system designed to streamline the process of receiving, managing, and resolving customer complaints. The system incorporates features such as user-friendly interfaces, secure data storage, automated notifications, and real-time reporting functionalities. Through the implementation of this system, businesses can enhance their customer feedback management processes, improve customer satisfaction levels, and ultimately, strengthen customer relationships. Real-time reporting functionalities provide businesses with valuable insights into trending issues and customer pain points, allowing them to proactively address recurring problems and improve their products and services. By leveraging the online complaint reporting system, organizations can effectively capture, analyze, and respond to customer feedback in a timely manner, enhancing overall service quality and customer satisfaction. In conclusion, the development of an online complaint reporting system represents a significant step towards improving customer feedback management practices. By implementing this system, organizations can establish a more transparent and customer-centric approach to handling complaints, leading to enhanced customer loyalty and positive brand perception.Keluhan merupakan hal yang penting yang perlu ditangani dengan segera karena terdapat hal yang tidak semestinya terjadi dalam lingkungan kampus, misalnya terkait dengan etika dan sarana serta prasarana di dalam kampus. Di era teknologi komunikasi yang semakin berkembang dan maju, menjadikan kemudahan tersendiri bagi masyarakat atau civitas akademika kampus untuk menyampaikan keluhan terkait permasalahan diatas. Salah satunya yaitu dengan menggunakan sistem layanan pengaduan masyarakat di tiap sektor yang ada di lingkungan kampus Politeknik Enjinering Indorama. Civitas akademika yang memberikan suatu pengaduan itu sendiri harus menggunakan data yang nyata. Artinya, masyarakat yang menyampaikan keluhan harus menggunakan data yang sebenarnya misalkan nama asli, nomor pegawai/mahasiswa serta lokasi yang terindikasi terjadinya suatu bentuk pelanggaran. Tujuannya adalah untuk keakuratan data pelapor serta menghindari adanya kemungkinan laporan-laporan palsu yang tidak jelas asal-usulnya. Model pengaduan dan metode monitoring pengaduan yang ada saat ini belum terlihat secara online di sistem yang ada di kampus. Hal ini menjadi kendala bagi petugas di kampus untuk menangani secara tepat dan cepat dalam menangani pengaduan keluhan. Bagi civitas akademik juga menjadi kendala karena keluhannya tidak dapat dilihat status penindakannya. Berdasarkan informasi di atas, maka perlu solusi sebuah sistem informasi layanan informasi pengaduan dari civitas yang lebih akurat, dinamis dan terbuka dengan tujuan agar civitas bisa melakukan pengaduan atau pelaporan serta berinteraksi secara langsung dengan petugas yang berwenang perihal masalah terkait pelanggaran tersebut. Petugas dapat melakukan verifikasi dan penindakan dari pengaduan yang dilaporkan oleh civitas akademika kampus.