Funciones de la documentación informativa en la comunicación externa de los gabinetes de prensa

Abstract

La documentación desempeña un papel clave en el día a día de los gabinetes de comunicación de empresas e instituciones. Más allá de eso, cuando sobrevienen situaciones de crisis, la capacidad de respuesta de la organización depende en buena medida de contar con una adecuada planificación y una gestión documental profesional. Este trabajo repasa las funciones de dicha documentación, plasmadas en los formatos y los cauces habituales de difusión de información tanto a públicos externos, a través de los medios de comunicación, como en el seno de las propias entidades cuya imagen se pretende cuidar. Con el paso de los años la influencia de los gabinetes de prensa dentro de los medios ha ido aumentando, en detrimento de la producción informativa propia. La relativa facilidad con que las empresas e instituciones imponen su discurso mediante notas de prensa y otros recursos amenaza la exclusividad y la calidad de las fuentes en el resultado del trabajo periodístico ofrecido a la ciudadanía.