Gestión documental y transformación digital en el estado de Chile: un estudio de caso

Abstract

La gestión documental es un pilar básico de la transformación digital. Los procesos documentales están siendo crecientemente automatizados, sin embargo, los sistemas no resuelven el problema de fondo y solo permiten ­en algunos casos­ solucionar algunos aspectos de la gestión documental. Una implementación carente de examen exhaustivo de estos sistemas conlleva gastos innecesarios, problemas de falta de información pertinente y adecuada para el acceso y seguridad de la información y deficiencia en la gestión de las solicitudes de acceso a documentos, entre muchos otros aspectos. Para abordar este desafío hemos diseñado un instrumento de evaluación de los sistemas, alineado a los estándares ISO como las normas 15489, 16175, 23081, entre otras relacionadas. Este instrumento tiene enfoque archivístico y no solo tecnológico, ya que a nuestro juicio es imperativo considerar ambas miradas para garantizar un SGD robusto, eficiente y confiable. El sistema de gestión documental debe procurar que los documentos mantengan los elementos esenciales a lo largo de todo el ciclo de vida: fiabilidad, autenticidad, integridad y disponibilidad. Este artículo muestra el itinerario metodológico seguido en la elaboración de este instrumento de evaluación de sistemas informatizados de gestión documental.